Bölüm-Birim Adı: Evrak Kayıt Birimi
İletişim Bilgileri: 0216 500 15 00 / 1107
Bölüm Sorumlusu: Gülcan UZUN
Bölüm Tanıtımı
Evrak Kayıt Birimi çalışanları; kurum içi ve kurum dışı yazışmalar sonucu gelen ve giden evrakların çabuk, verimli, güvenli ve gizlilik ilkesine uyarak dağıtımının tek elden, evrak kayıt numarası vererek ilgili yerlere zamanında ulaşmasını sağlamakla görevlidir.
Görevler
- Hastane yönetimince uygulanan ve geliştirilen kalite politikalarına uyar, verilen görevleri yerine getirir. Birim ve görev işleyişini anlatan dokümanlarının hazırlanması ve güncelliğinin sağlanmasından, dış kaynaklı dokümanların birimde güncel halde bulundurulmasından ve tüm bu kayıtların saklanmasından ve uygulanmasından sorumludur.
- Posta, kargo ve elden gelen evraklar EBYS’de taratılıp gelen numarası verilir ve evrağın ilgili birimlere yönlendirilmesi yapılması amacıyla hastane yöneticisine evrak gönderilir.
- Hastanemizden dış kurumlara giden evraklar sisteme kayıt edilerek, giden numarası verilir.
- Posta olacak evraklardan normal postalar zarflanır, tartılıp pulu yapıştırılır. Posta zimmet defterine kayıt yapılıp postaneden mühür basılır. İadeli taahhütlü postalar zarflanır ve tartılıp pulu yapıştırılır. PTT yurtiçi servis evrağı 2 adet düzenlenir, postaneye mühürletilir ve daha sonra gönderen birime teslim edilir.
- Dış kurum evrakları dış zimmet defterine kayıt edilerek zimmet karşılığı teslim edilir.
- İlgili evraklara hastanemizin mührü ve aslı gibidir işlemleri yapılır.
- İdareden gelen evrakların (iç tamim vs.) ilgili birimlere ve kişilere (doktor vs.) dağıtımı yapılır.
- Kurum içi duyuru yapılacak evrakların sistem üzerinden veya elden duyurusu yapılır.
- Hastanenin belirlediği ve takmakla yükümlü olduğu çalışan tanıtım kartlarını sürekli olarak kullanır.
- Firma faturaları ilgili deftere tarih, sayı ve teslim eden firma yetkisi şeklinde kaydedilir.
- Fişler asılır haftalık kontrol yapılır, aylık rapor çıkarılır imzalatıldıktan sonra basın yayına teslim edilir.
- Giden evraklar deftere kaydedilir. Birim veya kişilere imza karşılığı teslimi yapılır.
- İl Sağlık Müdürlüğü, İlçe Sağlık Müdürlüğü, Kaymakamlık, Maliye, Genel Sekreterliğe gidecek evrakları kurye imza karşılığı teslim eder. Bahse konu yerlerden gelen yazıları da imza karşılığı teslim alır.
- Tüm personelin aylık nöbet değişimleri taranarak klasör halinde özlük birimine teslim edilir.
- Özlük ve Yazı İşleri Biriminden gelen duyurular dağıtılır.
- Arşivden gelen epikriz dilekçelerini tarayıp, tekrar arşiv birimine sistem üzerinden ve elden teslim edilir.