T.C. Sağlık Bakanlığı İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü İstanbul Kartal Koşuyolu Yüksek İhtisas
Eğitim ve Araştırma Hastanesi

İdari Arşiv Birimi


Bölüm-Birim Adı: İdari Arşiv Birimi
İletişim Bilgileri: 0216 500 15 00 / 1000
Bölüm Sorumlusu: Huriye BOZTEPE

Bölüm Tanıtımı

18.10.2019 tarih ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ‘Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmelik’ ve bu Yönetmelik, 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır; kamu kurum ve kuruluşlarının iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin; düzenlenmesine, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine, herhangi bir sebepten dolayı kaybının engellenmesine, devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerine, kurum ve kuruluşlar ile şahıslar elinde bulunan arşiv belgeleri ve ilerde arşiv belgesi haline gelecek arşivlik belgelerin tespit edilmesine, saklanmasına gerek görülmeyen belgelerin ayıklanmasına, imhasına ve arşiv belgelerinin Devlet Arşivleri Başkanlığına devrine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. 

Görevler

  1. Arşiv girişinde Tıbbi arşiv yerleşim planı panosu bulunur ve kayıtları yapılmış hasta dosyalarını ilgili mevzuata uygun şekilde tıbbi arşiv dosya yerleşim planına göre yerleştirir.

  2. Yataklı tedavi kurumlarına müracaat eden hastaların, muayene, teşhis ve tedavi evrakının ilgili mevzuata uygun şekilde kartondan imal edilmiş saklama dosyasında muhafaza edilir.

  3. Faturalama işlemi tamamlanıp arşive gelmiş hasta dosyalarını inceler. Tespit ettiği eksik varsa tamamlatır ve teslim alır.

  4. Teslim aldığı dosyaların bilgisayar ortamında arşiv modülüne kaydını yapar.

  5. Yatarak Tedavi olan hastaların almış oldukları hasta kayıt numaralarının dijital ortamda tek bir dosya numarasında birleştirilir.

  6. Arşivden dosya talebi olduğunda Dosya Talep Formu doldurarak ilgili hekim onayı ile dosyayı kimlik karşılığı teslim eder. İade edilen dosyaları imza karşılığı teslim alarak Dosya Talep Formunu kayıt altına alır.

  7. Adli vaka dosyalarını ilgili mevzuat gereği kilit altında muhafaza eder.

  8. Servis, Anjiyo, ameliyathane defterlerini arşivler, ameliyathane defterlerini kurumda süresiz saklanır.

  9. Teşhis ve tedavi amacıyla gelen hastalara, yaralılara, acil ve adli vakalara ait kayıtların ve kullanılan dokümanların toplanmasına, bu dokümanların hastaların daha sonraki başvurularında veya araştırmacılar ile adli makamlarca her istenildiğinde hazır bulundurulmasına ilişkin olarak merkezi tıbbi kayıt ve arşiv sisteminin çalıştırılmasına ve tasnif-temin-muhafaza işlemlerinin yürütülmesine dair usul ve esasları belirlemektir,

  10. Kliniklerden taburcu olan hastalara ait işi biten dosyalar, tıbbi arşiv biriminde, bir sıra ve düzen içerisinde muhafaza edilir ve hasta yatış dosyaları tıbbi arşiv biriminde ve depolarda saklanır.

  11. Arşive yerleştirilen dosyaların korunması, saklanması ve imhası ile ilgili usul ve esaslar, Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesine göre yapılır. Hasta dosyaları kurumda 101 yıl saklanır.

  12. Tıbbi kayıtlarla ilgili sorumlular Arşivde çalışan personel ilgili doküman ve dosyaların arşivlenmesinden sorumludur.

  13. Elektronik ortama aktarılan dosya ve içeriğindeki belgelerin kayıtlarının muhafazasından aynı zamanda hastanemiz bilgi işlem (otomasyon) birimi de sorumludur.

  14. Bilimsel çalışmalar ve araştırmalar için yada doktorlarca gerek görülmesi halinde poliklinik ve kliniğe başvuran, daha önceki yatışı olan hastanın eski dosyası, Arşiv Dosya İstek Belgesi düzenlenerek tıbbi arşivden istenir. Dosyaların incelenmesi tamamlandıktan sonra tıbbi arşive iade edilir.

  15. Hasta veya hastanın birinci derece yakını hastaya ait tedavi raporlarını talep ettiklerinde dilekçe alınmak suretiyle tedavi raporlarının birer nüshası verilmektedir.

  16. Personel özlük dosyası işten ayrılma durumuna göre ilgili mevzuata uygun şekilde 101 yılını tamamlayıncaya kadar kurumda tutulur. Kamuya mal olmuş şahsiyetlere ait özlük dosyaları devlet arşivine gönderilir.

  17. İşlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş dosya/klasörler, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilir. Devir işlemlerinde dosya/klasör içerik listeleri referans alınır.

  18. Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilir. Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai karan ile yapılır. Ancak 21 inci madde hükümleri saklıdır.Ayrıca Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın mart ayı başında çalışmaya başlar.

  19. Başhekimliğe sunmak üzere 6 aylık faaliyet sunumu ve yıllık faaliyet raporu hazırlanır.

  20. Arşiv mekanlarının oluşturulması ve düzenlenmesinde TS12312 numaralı ‘Arşiv Mekan arının Düzenlenmesi’ standardı dikkate alınır.

  21. Her türlü belgenin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesinden, sorumludur. Arşivin genel düzen ve temizliğini sağlar.

  22. Görevini kalite yönetim sistemi politikası, hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütür.